PENGERTIAN MANAJEMEN

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

·         Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini adalah definisi tentang manajemen yang di berikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajamen adalah ilmu dan seni mererncanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinirnasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dapat di ambil kesimpulan bahwa manjemen mempunyai lima fungsi,yaitu:

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan perusahaan tentu mempunyai tujun. Dan untuk mencapai tujuan tersebut perlu lah dibuat sebuah perencanaan. Secara garis besar perencanaan ini menggambarkan tentang:

1.      Apa

2.      Bagaimana

3.      Mengapa dan

4.      Kapan kan dilakukan

Setelah perencanan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masiing kegiatan. (pelaksanaan Organisasi) terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam kegiatan jebutuhan seerta pola berfikir yang berbeda-beda.

Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tebaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan  yang telah ditetapkan. Jadi mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dai dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu di koordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak  terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama. Untuk mengilangkan atau menjaga agar penyimpanan yang  terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlu diadakan pengawasan/pengendalian.

·         Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jengjang tersebut adalah : manajemen puncak atau menajemen eksekutif, manajemen madya atau manajemen administrasif, manajemen operasional atau manajemen supervisori.

a. Manajemen Puncak

jenjang tertinggi manajemen puncak, sering disebut manager senior atu eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.

b. Manajemen Madya

jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen adminis tratif, meliputi pimpinan pabrik dan/ atau manajer divisi.

c. Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang sibuat oleh para manajer madya

LATAR BELAKANG EJARAH MANAJEMEN

·         Gerakan Manjemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan paa saat yang sama menurunkan biaya produksi.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1991, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah.buku yang diterbitkannya berjudul The Principles Of Scientific Manajemen. Dalam bukunya terdapat beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip itu adalah :

1.      Semua pekerja dapat diobservasi dan dianaisis guna menentukan satu cara terbai untuk menyelesaikannya.

2.      Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

3.      Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insensitif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kejanya.

4.      Menempatkan manajer dalam perancanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

·         Sekolah Klasik ( Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya fomasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajermrn primer, yaitu peencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

·         Sekolah Perilaku (behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school f management, telah menjadi populer dalam tahun 1950.an. sekolah inimemusaykan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

·         Sekolah Ilinu Manajemen (Management Science School)

Tindakan seperti sekolah klasik, yang mengidentifikasikan tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu menajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model metematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.

·         Analisis Sistem

Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah- masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Dalam pemasaran, misal, mengambil keputusan tentang harga memerlukan pertimbangan menyangkut pengaruh pada kesan produk (product image), penjualan uni, jaringan distribusi, dan seterusnya.

·         Manajemen Hasil

Sejak pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen bersadasarkan sasaran( Management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatakan motifasi dan pengendalian karyawan.

Adapun keburukannya dapat disebutkan disini:

·         Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

·         MBO hanya akan sukses juka semua pihak mau berpatisipasi.

·         MBO seharusnya tidak dipandang sebai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

·         Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

·         Bentuk-bentuk Perencanaan

a.       Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiaan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatau pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Strategi merupakan tidakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan dari rencana yang telah dibuat.

d.      Prosedur

prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Menitik beratkan pada suatu tindakan.

e.       Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f.       Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan sutau anggaran (budget); semuanya ini akan menciptkanan adanya tindakan.

·         Kegunaan Prencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

        Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah; oleh karana itu diperlukan adanya perencaan.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tjuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c. Memperingan Biaya

Dengan adanya perencaan memungkinkan diadakan penghematan ongko-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

·         Langkah-langkah Penyusunan Perecanaan

a.Menetapkan Tujuan

Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudikan baru dipecahk-pecah beberapa tujuan untuk masing-masing bagian. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik tentang apa yang harus dikerjakan.

b. Menyusun Anggapan0anggapan(Premising)

langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan

c. Menentukan Bebagai Alternatif Tindakan

Banyak sekali cara yang dapa ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan; ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai.

d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternaif-Alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

Dalam langkah keempa ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang kan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.

e. Mengambil Keputusan

pertimbangan-pertimbangan yang masuk terhadap berbagai alternatif, diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan. Masalah penganbilan keputusan(decision making)

f. Menyusun Rencana Pendukung

Setelah langkah kelima dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusun perencanaan sudah selesai. Namun demekian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain

·         Perencanaanm Merupakan Proses Pendekatan Yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatau perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

·         Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktu perencanaan dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

·         Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan slah satu factor yang membatasi perecanaan. Keadaan dimasa mendatang yang penuh dengan ketidak pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat.

b.      Perubahan yang Sangat Cepat

Perubahan yang sangat cepat dapat membatasi suatu prencanaan.

c.       Kelakuan internal

Merupakan kelakuan yang berasal dari dalam organisasi/perusahaan, yaitu :

a.       Kelakuan psikologis

b.      Kelakuan karena adanya prosedur dan kebijakan

c.       Kelakuan sumber daya dan dana

d.      Kelakuan eksternal

Sulit diatasi karena berkaitan dngan masalah-masalah : sosil, tekhnologi, budaya, politik dll.

e.       Waktu dan biaya

Biaya tidak terbatas, sedangkan waktu sangat terbtas.

·         Pengambilan keputusan

a.       Syarat pengambilan keputusan

Herus mempertimbangkan factor yang ada terutma factor yang berdampak langsung. Adapun syarat-syratnya :

o   Harus berusha mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

o   Harus mengetahui dngan jelas tentang tujuan-tujuan mankah yang dapat dicapai st segala kekurangannya.

o   Mempunyai kemampuan untuk menganalisis.

o   Mmpunyai sikap yang optimis serta kemauan yang kuat.

b.      alat pengambilan keputusan

a.       anlisa resiko

            setiap keputusan yang diambil didasarkan pada interaksi beberapa vriabel

b.      pohon keputusan

melihat berbagai kmungkinan

PENGORGANISASIAN

·         Pengertian

Menciptakan hubungan antara berbagai fungsi

a.       Hubungan informal

Hubungan yang timbulnya tidak disengaja.

b.      Hubungan formal

Hubungan yang dilakukan dengan sengaja.

Tedapat tiga hubungan dasar yaitu :

a.       Tanggung jawab

Kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.

b.      Wewenang

Hak untuk mengambil keputusan.

c.       Pertanggung-jawaban

Kebalikan dari wewenang

·         Pola hubungan antar komponen organisasi

Antara tujuan,fungsi, tanggung jawab, wewenang, serta pertanggung-jawaban memiliki hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

·         Rentang kekuasaan

Menculnya disebabkan karena adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang.

Factor-faktor yang mempengaruhi :

a.       Latihan dari bawahan

b.      Pendelegasian wewenang

c.       Perencanaan

d.      Teknik komunikasi

·         Dasar-dasar penggolongan bagian dalam organisasi

a.       Didasarkan pada suatu angka

Biasanya terdapat di bidang kemiliteran.

b.      Didasarkan pada waktu

Menggunakan dasar waktu untuk mengadakan pengelompokkan.

c.       Didasarkan pada fungsi perusahaan

Kegitan dalam perusahaan dibagi kedalam fungsinya masing-masing

d.      Didasrkan pada luas daerah operasi

e.       Didsarkan pada jenis barang yang dihasilkan

f.       Didasarkan pada jenis langganan

·         Karakteristik struktur organiasi

a.       Keseimbangan dalam organisasi

Sebuah organisi dikatakan seimbang bilamana kapada masing-masing bagian dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapain tujuan.

  

b.      Fleksibel

Merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

·         Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan meruapakan aspek hubungan amnusiawi dalam kepemimpinanyang mengikat para baahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya scara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan

Prinsip-prinsipnya yaitu :

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c.       Prinsip kesatuan komando

·         Cara-cara pengarahan

a.       Orientasi

Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu gar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b.      Perintah

Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang sutau kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

Macam-macam perintah : 

a.       Perintah umum dan khusus

b.      Perintah lisan dan tertulis

c.       Perintah formal dan informal

c.       Delegasi wewenang

·         Komunikasi

Suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan yang lainnya

·         Motivasi

Bentuk-bentuk motiasi :

a.       Motivasi positif

b.      Motivasi negative

PENGKOORDINASIAN

·         Prinsip-prinsip koordinasi

Koordinasi akan tecapai bilamana diikuti dengn prinsip-prinsip berikut :

a.       prinsip kontak langsung

hubungan antr manusia

b.      prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

c.       hubungan timbal blik antara factor-faktor yang ada

·         pelaksanaan fungsi koordinasi

harus dikoordinasi agar senua tercapai

PENGAWASAN

·         Pengertian

merupakan fungsi terakhir dalam manajemen, yaitu fungsinya untuk mengawasi.

·         Langkah-langkah pengawasan

a.       Menciptkan standard

Suatu kriterian untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan.

b.      Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

Untuk mengetahui samapai sejauh mana penyimpangan yang telah terjadi

c.       Melakukan tindakan koreksi

Dilkukan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan

·         Syrat-syarat pengawasan yang baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan berbagai syarat, yakni :

a.       Pengawasan harus mendukung

b.      Melaporkan penyimpangan yang terjadi

c.       Mempunyai pandangan kedepan

d.      Harus obyektif, tliti dan sesuai standard

e.       Luwes\fleksibel

f.       Harus serasi dengan fungsi organiasi

g.       Ekonomis

h.      Mudah dimengerti

i.        Perbaikan/koreksi